Haushalts- und Finanzordnung (HFO)

Vorbemerkung

Die Haushalts- und Finanzordnung (HFO) dient als Verfahrensordnung in allen Angelegenheiten der Finanzwirtschaft des Verbandes, die sich aus den in der Satzung festgelegten Aufgaben ergeben. Sie ist des weiteren speziell die Grundlage für die Arbeit des Vorstandes, des Referenten/der Referentin für Haushalt und Finanzen un der Kassenprüfer.

§ 1 Haushaltsplan

  1. Der von dem Referenten/der Referentin für Haushalt und Finanzen aufgestellte und vom Vorstand gebilligte Haushaltsentwurf wird der Jahreshauptversammlung zur Genehmigung vorgelegt und ist genehmigt, wenn er mit einfacher Stimmenmehrheit angenommen wird. 
  2. In Zeiträumen, in denen kein genehmigter Haushaltsplan vorliegt, hat der Vorstand die Möglichkeit, Ausgaben bis zur Hälfte der Positionen des vorausgegangenen genehmigten Haushaltsplanes zu tätigen.

§ 2 Jahresabschluß

  1. Im Jahresabschluß (Kassenbericht) sind Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Systematik des Haushaltsplanes aufzuführen.
  2. Nach Prüfung des Jahresabschlusses durch die gewählten Kassenprüfer erstattet der Referent/die Referentin für Haushalt und Finanzen dem Vorstand Bericht über das Ergebnis der Prüfung.

§ 3 Kassenprüfung

  1. Der Jahresabschluß wird von zwei Kassenprüfern gemäß Satzung und HFO geprüft.
  2. Die Kassenprüfer haben die Richtigkeit der Ausgaben zu überprüfen und festzustellen, ob die Einnahmen und Ausgaben gemäß Haushaltsplan und HFO richtig verbucht und ob Belege für sie vorhanden sind und geordnet aufbewahrt werden.
  3. Die Kassenprüfer erstatten der Jahreshauptversammlung Bericht und stellen Antrag auf Entlastung oder Nichtentlastung.
  4. Bei Verhinderung eines oder beider Kassenprüfer (Amtsniederlegung, Krankheit o.ä.) ist der Vorstand ermächtigt, ersatzweise ein oder zwei Mitglieder mit der Aufgabe der Kassenprüfung zu beauftragen. 

§ 4 Referent/Referentin für Haushalt und Finanzen

  1. Dem Referenten/der Referentin für Haushalt und Finanzen unterliegt die direkte Verwaltung der Mittel des Verbandes. Er/sie ist zuständig und verantwortlich für die ordnungsgemäße Verwaltung aller Einnahmen und Ausgaben. Er/sie hat die Belegvorschriften und die Zweckbestimmung zu beachten, die durch den Haushalt bzw. die änderungsberechtigten Organe gegeben sind (vgl. § 1). 
  2. Insbesondere dürfen nur Zahlungen geleistet werden, wenn sie ordnungsgemäß nachgewiesen sind und wenn Deckung in Haushaltsstellen vorhanden ist. 
  3. Der Referent/die Referentin für Haushalt und Finanzen ist zuständig für Vorlage und Erläuterung des Haushaltsplanes und der Rechnungsbelege des vergangenen Jahres vor der Hauptversammlung. 
  4. Die Zahl der Konten ist beschränkt und im Haushaltsplan auszuweisen. Nebenkassen (z.b. Barkassen) dürfen nur mit Genehmigung des Geschäftsführenden Vorstandes eingerichtet und geführt werden. Sie sind in die Jahresrechnung einbezogen.  

§ 5 Rechte und Pflichten der Mitglieder

  1. Der Zahlungsverkehr ist möglichst bargeldlos über die bekannten Konten des Verbandes abzuwickeln. Für jede Einnahme und Ausgabe muß ein Beleg vorhanden sein. 
  2. Belege müssen den Tag der Ausgabe, Betrag, Verwendungszweck enthalten.
  3. Bei Sammelabrechnungen sind auf dem Deckblatt die Zahl und die Beträge der Unterbelege aufzuführen. 
  4. Anweisungsbefugnis über die Verbandskosten (Unterschriftsberechtigung) haben gemäß notarieller Festlegung Präsident/Präsidentin und Referent/Referentin für Haushalt und Finanzen.
  5. Ausgaben bis zu 300,– DM gemäß Haushaltsplan und HFO können durch den Referenten/die Referentin für Haushalt und Finanzen erfolgen.
  6. Bei Ausgaben über 300,– DM hat der Präsident/die Präsidentin bei der Überprüfung der Richtigkeit und Zweckmäßigkeit von Ausgaben und Kostenaufstellungen mitzuwirken.   

§ 6 Vermögen und Einnahmen des Verbandes

  1. Das Vermögen des Verbandes kann aus Sach- und Geldwerten bestehen. Es ergibt sich aus den Einnahmen:
    1. Beträge und Gebühren der Mitglieder
    2. Zuschüsse und Spenden
    3. Sonstige Einnahmen 
  2. Beiträge und Gebührensowie Einzelheiten zu ihrer Fälligkeit sind in einer Beitrags- und Gebührenordnung zu erfassen, die als Anlage 1 Bestandteil dieser HFO ist.

§ 7 Gliederung des Verbandes

  1. Alle Personen, die im Auftrag oder Interesse des Verbandes Mittel verwlten oder ausgeben, sind gehalten, dabei äußerste Sparsamkeit walten zu lassen.
  2. Alle Verbandsorgane, Mitglieder und Verbandsangehörige sind bei allen Ausgaben an den genehmigten Haushalt und die dort aufgezeigte Zweckbestimmung gebunden.
  3. Alle Positionen des Haushaltsplanes sind gegenseitig deckungsfähig. Überschreitungen im Ausgabenbereich des Gesamthaushaltess bedürfen der mehrheitlichen Zustimmung des Geschäftsführenden Vorstandes (ggf. durch Einholen im Umlaufverfahren). 
  4. Nicht im Haushalt vorgesehene Ausgaben kann nur der Geschäftsführende Vorstand durch förmlichen Beschluß genehmigen, sofern Deckung vorhanden ist. Die gleichzeitige Streichung oder Kürzung anderer im Haushaltsplan vorgesehener Ausgaben ist dabei zulässig. Der nächsten Jahreshauptversammlung ist über jede derartige Abweichung vom Haushalt zu berichten.
  5. Die Verbandsorgane können unter Beachtung des Verwendungszweckes über die laut Haushaltsplan für ihre Arbeit ausgewiesenen Mittel verfügen. Sie haben die Bestimmungen und Weisungen für die Ordnungsgemäßheit von Ausgaben und Abrechnung zu beachten. 
  6. Reichen Mittel wie unter 7.5 angeführt für den gedachten Zweck nicht aus, ist unverzüglich Mittelerhöhung beim Geschäftsführenden Vorstand zu beantragen. Dies gilt sinngemäß für den Mittelbedarf nach 7.4.
  7. Kosten für Aktionen, gleich welcher Art, von Verbandsorganen, Mitgliedern oder Verbandsangehörigen, die nicht formell bewilligt sind, laufen außerhalb der Verantwortung des Verbandes und können zu Regreßansprüchen des Verbandes führen.
  8. Nach dem Haushalt oder sonstigem Beschluß bewilligte Mittel fallen automatisch zu neuer Bestimmung an den Verband zurück, wenn sie innerhalb des vorgeschriebenen Zeitraumes nicht oder nicht sinnvoll für den bestimmten Zweck benutzt werden. 
  9. Im Haushalt ist eine Rücklage auszuweisen, die mindestens der Summe der Mitgliedsbeiträge eines Jahres entspricht.   

§ 8 Ausgaben, Ausgabenabrechnung

  1. Die Vergütung für regelmäßige Aufgaben in der Verbandsarbeit ist, soweit erforderlich, in einer Ausgaben- und Spesenordnung festgehalten, die als Anlage 2 Bestandteil dieser HFO ist.
  2. Kostenerstattungen erfolgen nach Vorlage ordentlicher Auifstellungen, ggf. auf vorgeschriebenen Formblättern. Sie müssen nach den Abrechnungsmodalitäten der Anlage 2 sowie evtl. besonderen Weisungen und Forderungen des Referenten/der Referentin für Haushalt unf Finanzen erstellt, untergliedert und mit entsprechenden Belegen versehen sein.
  3. Kostenabrechnungen von Organen, Mitgliedern oder Verbandsangehörigen sollen möglichst vierteljährlich, müssen aber bis spätestens 15. Januar des Folgejahres getätigt werden.
  4. Abrechnungen, die den Forderungen aus 8.2 und 8.3 nicht genügen, kann die Kostenerstattung verweigert werden. Ausnahmen für 8.3 und 8.4 bedürfen der Zustimmung des Geschäftsführenden Vorstandes.  

§ 9 Inkrafttreten, Änderungsbestimmungen

  1. Die Haushalts- und Finanzordnung (HFO) tritt mit Beschluß der Jahreshauptversammlung vom 28. März 1984 und der außerordentlichen Mitgliederversammlung vom 7. Juli 1984 in Kraft.
    Die HFO kann mit einfacher Mehrheit der Stimmen von jeder Mitgliederversammmlung geändert oder aufgehoben werden. 
     
Anmerkung: verabschiedet von der Jahreshauptversammlung am 13.05.1993
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